ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานในระบบราชการ ต้องเริ่มตั้งแต่ ให้แต่ละหน่วยงาน ต้องมีการ Define ปัญหาที่แท้จริงและกำหนดหน้าที่แต่ละหน้าที่ก่อน เมื่อทำการกำหนดหน้าที่แล้ว ต้องมีการจัดทำแผนงานและแผนปฏิบัติการ ซึ่งจะต้องมีส่วนร่วมจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสร้างการมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่การสั่งให้ปฏิบัติ ต้องสร้างให้เกิด commitment และ synergy ของแผนงานต่าง เพราะผู้ปฏิบัติจะสามารถทำได้ดีต้องมีการยอมรับ และเข้าใจในสิ่งที่ต้องทำด้วย ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดของการจัดทำแผนของบริษัทที่สามารถนำมาปรับใช้ในการพัฒนาระบบราชการ เพื่อให้ประสบความสำเร็จน่าจะต้องเริ่มจากขั้นตอนกระบวนการคิดของ แผนงาน ไม่ใช่แค่ต่างฝ่ายต่างนั่งคิด นั่งทำ แล้วค่อยนำมารวมกัน แต่มีการร่วมกันคิด ร่วมกันมองให้เห็นถึงปัญหาที่แท้จริง มี Process ในการคิดที่ดี เพื่อให้เห็นต้นตอของปัญหาที่แท้จริง เพราะสาเหตุของปัญหาอาจมีหลายสาเหตุจากหลายส่วน ดังนั้นหากไม่สามารถค้นพบปัญหาที่แท้จริง ทางแก้ที่คิดไว้ ก็เหมือนกับการจ่ายยาไม่ตรงตามอาการของคนไข้ ในส่วนของการหาแนวทางแก้ไขต้องมีการคิดจากหมายมุมมอง คำนึงถึงปัจจัยที่เป็นอุปสรรค และปัจจัยที่เอื้อให้แผนสำเร็จ เพื่อกำหนด นโยบาย วัตถุประสงค์ ของแผนและแนวทางการปฏิบัติ ซึ่งแผนที่ดี ต้องเป็นแผนที่ปฏิบัติได้จริง มี Timeline, Mile stone และ KPI ในการปฏิบัติแต่ละแผน ลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน โดยมอบอำนาจในการปรับปรุงแก้ไขแผนให้แก่ผู้ที่ปฏิบัติจริงเพราะเป็นผู้ที่รู้ปัญหา ส่วนในการติดตามผู้บริหารต้องลงไปในพื้นที่เพื่อเข้าใจปัญหา และติดตามงานจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรง เพื่อเป็นการติดตามที่รวดเร็วและทำให้ผู้ปฏิบัติงานรับรู้ถึงความสำคัญและเป็นการสร้างมีส่วนร่วม รวมถึงเกิดเวทีในการแสดงความคิดเห็นและแก้ไขปัญหาต่างๆ
ในการปรับปรุงการทำงานต้องมีการวาง Process ในการทำงานและต้องมีการกำนหด process ย่อยๆ ที่อยู่ในกระบวนการเพื่อที่จะสามารถหา Standardize work ซึ่งจะสามารถบริหารได้ดีขึ้นเพราะ เราจะไม่สามารถบริหารได้เลย หากเราไม่สามารถวัดการทำงานได้ เช่นใช้ในการงานที่เกี่ยวกับการบริการประชาชนว่าสามารถรับบริการได้กี่คนต่อวัน ต้องเพิ่มลดจำนวนคน เครื่องมือปริมาณเท่าไร ต้องมีการ maintenance เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง มีการประเมิณและให้รางวัล เพื่อไม่ให้เกิด Workload มากเกินไป
นอกจากนี้ในกระบวนการทำงานต่างๆ ควรที่จะมีการแสดงออกให้เห็นเป็นแบบ Visualizationเพื่อให้เกิดการสื่อสารให้มีความเข้าใจในองค์กร ให้เห็นความเชื่อมโยงความสำคัญของแผนงาน และหากมีการปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ต้องมีการเผยแพร่ให้เกิดการรักษาความรู้ภายในองค์กร และมีการให้รางวัลเพื่อให้เกิดการจูงใจและแสดงให้เห็นความสำคัญของการปรับปรุง พัฒนาอย่างต่อเนื่อง
แต่สิ่งที่สำคัญที่จะก่อให้เกิดการนำแนวทางการทำงานแบบ โตโยต้าไปใช้ได้นั้นต้องได้รับการสนับสนุน จากผู้บริหารขององค์กร โดยการสร้างกระบวนการเพื่อส่งเสริมความรู้ความเข้าใจ และการนำไปใช้ซึ่งต้องเป็นแบบ On the job และการทำเป็นตัวแบบจากผู้บริหารที่มุ่งมั่น ทุ่มเทเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างจริงใจ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น